Vitec Fastighet är sedan december 2022 certifierade enligt FR2000 vilket är en kravstandard för ledningssystem med fokus på kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Certifieringen utgår från ISO-standarderna 9001, 14001 och 45001 och innehåller bland annat krav på policy, mål, handlingsplaner och lagar. FR2000 bedöms som likvärdig med ISO-standarderna i offentliga upphandlingar.
I en intervju med Vitecs VD Magnus Persson, och Vitecs chef för IT & Säkerhet Micael Stark, berättar de om bakgrunden till varför Vitec valt att arbeta fram det nya ledningssystemet. Ett arbete ledningsgruppen fattade beslut om att starta 2021. VD Magnus Persson inleder och berättar: ”Vi ville modernisera vårt tidigare ledningssystem så att det täckte fler delar av vår verksamhet och samtidigt ser över våra processer. Vi kom fram till att FR2000 täcker vårt behov idag eftersom störst fokus är på kvalitetsarbetet, men även på miljö. Vi ville också göra ledningssystemet mer lättillgängligt för alla medarbetare.”
IT & Säkerhetschef Micael Stark förklarar: ”Vi tog hjälp av en extern konsult för att genomlysa våra processer och kartlägga vilka delar som behövde förbättras för att klara en FR2000 certifiering.”
Varje avdelning fick göra ett stort arbete med att se över sina processer och gå igenom hur de arbetar på bästa sätt, med kvalitet, arbetsmiljö och hållbarhet i åtanke. För att sedan visualisera dessa processer så alla enkelt kan ta del av dem internt. ”En bra effekt med arbetet är att vi måste tänka igenom alla våra processer och arbetssätt.” fortsätter Magnus. “Vi vill också vara i framkant med vårt hållbarhetsarbete och certifieringen ger oss ett kvitto på att vi är på rätt väg.“
Micael fortsätter: ”Vi har ett väl inarbetat intranät sedan tidigare och ville att ledningssystemet skulle vara integrerat med intranätet för att bli så lättillgängligt som möjligt. Vi växer ständigt med fler medarbetare så det är viktigt för oss att snabbt kunna introducera dem till våra processer. Vi vill också återanvända material som processbeskrivningar och checklistor, så ett bra stöd för att länka in befintligt material var också en del i val av verktyg.”
På frågan hur det gått sedan startskottet förklarar Magnus att de har arbetat intensivt under våren och hösten 2022, och gjorde den första internrevisionen av ledningssystemet i april 2022. I oktober 2022 genomfördes revisionen mot certifieringen av ett ackrediterat certifieringsbolag. ”Det var lite nervöst, men jag måste säga att det gick utmärkt!” berättar han och fortsätter: ”Vi har investerat en hel del tid i detta så vi ville verkligen att det skulle blir bra. Och revisionen visade att vi bara några mindre avvikelser, som vi arbetade bort i november. I december fick vi vår certifiering vilket vi är mycket stolta över.”
