Bostaden Umeå effektiviserar och digitaliserar hyreshanteringen med Vitec Hyra och Addoro

Bostaden Umeå är ett bostadsföretag inom den kommunala allmännyttan som äger och förvaltar nästan 15 000 lägenheter, studentbostäder och kommersiella lokaler. Bolaget har en historia som startade redan på 1950-talet och har sedan växt i takt med den ökande befolkningstillväxten och byggandet. Att hantera all administration för ett så stort bostadsbestånd kräver bra systemstöd vilket de fann i Vitec Hyra och Addoro.

Att hantera all administration för ett så stort bostadsbestånd kräver ett bra systemstöd. Med åren hade det blivit stökigt med en del speciallösningar, moduler och tillkommande system som hanterade fastighetsadministrationen, så som det kan vara när ett företag växer och man bygger på nya lösningar och tjänster.

Vitec Hyra - ett system för hela hyresadministrationen

Det var hög tid att titta på ett nytt system för hela hyresadministrationen och efter en upphandling föll valet på Vitec Bygg & Fastighet och produkten Vitec Hyra. Vitec Hyra hade alla olika delar Bostaden i Umeå sökte i ett standardsystem och implementationen skedde i mitten av 2020. Det tog inte lång tid innan de även tog steget upp till Vitecs molntjänst då de såg fördelarna med både en säker och effektiv service, och att alltid arbeta i den senaste versionen.

Fortfarande var det utmanande att hantera flera olika distributionskanaler och de tre olika äldre system som användes vid hyresaviseringarna. Då handlade det om fysiska pappersfakturor, e-fakturor och även svefaktura. Nästa steg var alltså att förenkla aviseringarna ytterligare i alla olika distributionskanaler och även kunna vara förberedd för nya. Ett av framtidsmålen var också att bli helt papperslösa.

Addoro - för den löpande aviseringen i alla kanaler

Det var i det läget Bostaden Umeå kom i kontakt med Addoro, genom en rekommendation från Vitec. En upphandling inleddes där det visade sig att Addoro helt enkelt var den enda leverantören som kunde uppfylla alla de behov och krav som fanns. 

Nu gick det undan. Avtal tecknades i december 2021 och sedan var implementationsprojektet i full gång. Bostaden Umeå gjorde en kartläggning av alla mallar för avier, fakturor och alla filöverföringar och jobbade i ett tätt samarbete med Addoro för att få allt på plats.

Patrik Nygren, verksamhetskonsult på Vitec, vars roll i projektet var att koppla ihop Vitec Hyra med Addoro tycker att samarbetet gick fantastiskt bra mot både partnern Addoro och kunden. ”Allt gick bra och smidigt i det här projektet, men det bästa är nog att Bostaden Umeå nu får en mottagare, i stället för tre som de hade tidigare.”

Idag används Addoro för all löpande avisering. Månadsvis går den stora aviseringen, och sedan är det tilläggsaviseringar ett par gånger i veckan. Utöver det är det en kravkörning en gång i månaden samt alla övriga fakturor till hyresgäster och leverantörer, i alla kanaler.

Snart helt papperslösa

Nyligen beslutade Bostaden Umeå att helt och hållet digitalisera sina utskick. Under en period har de först informerat och bearbetat sina hyresgäster att gå över till en digital kanal för att ta emot sina hyresavier. Nu är pappersavierna i stort sett utfasade och de allra flesta har gått över till enbart digitala kanaler såsom autogiro, e-faktura, e-post och Kivra. Det kommer alltid att finnas ett litet antal pappersavier kvar för de som inte har något digitalt alternativ, men det hanteras också i Addoro helt automatiserat som en ”restpost”. Bara i september månad sänktes antalet pappersavier med ca 80%, en minskning som är en stor vinst ur ett hållbarhetsperspektiv.

Krav och påminnelser har minskat

Har ni sett någon förändring i de boendes betalningsmönster sedan ni införde Addoro?
”Ja, faktiskt! Efter införandet av Addoro har antalet kravutskick till våra hyresgäster minskat med runt 30%. Dels kan vi avisera tidigare i månaden nu än i det förra systemet, och dels tror vi också att vi når ut bättre med de nya distributionssätten.” säger Laila Sjögren Byström på Bostaden Umeå.

En enorm tidsbesparing

Från att ha lagt ner upp till två-tre dagar kring varje månadsavisering är Bostaden Umeå nu nere på max en timme per månad.

Än så länge används bara Addoro för aviseringar och bilagor, men de börjar nu bli redo för att även använda det på till exempel marknadsavdelningen och kundcenter som behöver få ut information. Det finns också delar av Vitec Hyra som går att nyttja mer. Nu är det snart dags att ta nästa steg!

Artikelskribenter:
Lena Sandström, Addoro och Marie Löthman, Vitec