Framgångsrikt implementationsprojekt hos Vårgårda
Vårgårda Bostäder är Vårgårdas kommunala bostadsbolag. Med 765 lägenheter och 61 lokaler behövdes system för hyresadministration, förvaltning och uthyrning - som Vitec kunde leverera.
I september 2021 valde Vårgårda Bostäder Vitec Bygg & Fastighet som leverantör av sina affärssystem för fastigheter. Under januari implementerades valda system Vitec Teknisk Förvaltning, Webbplats, Marknad, Kunskap, Hyra och Arena (mina sidor).
Anette Vårhall, förvaltningssamordnare på Vårgårda Bostäder, fick frågan om varför Vårgårda Bostäder valde Vitec framför andra:
- Att systemet var enkelt att förstå och användarvänligt. Det var klart avgörande. Att också veta att stödet vid konverteringen skulle vara stort var viktigt för oss. Kunnig personal från Vitec som skulle närvara under införandet men också vara tillgänglig på telefon/mejl/teams vid behov kan vi i efterhand konstatera varit en mycket stor del i en lyckad konvertering.
Fördelarna fanns också i att ha ett och samma system för alla behov. Tidigare var underhåll i ett program, felanmälan och reskontran i ett annat och rondering i det tredje. Genom att effektivisera processerna, desto mer tid kan läggas annat.
Att välja molntjänst var också ett medvetet val. Anette beskriver det som att "det finns en enkelhet och trygghet i att ha molntjänst". Uppdatering och säkerhetskopior behöver inte Vårgårda ansvara för, och genom att det görs utanför ordinarie arbetstid minimeras risken för driftstopp.
Själva implementeringen var ett intensivt och utmanande projekt, men som löpt på väl och gett ett framgångsrikt resultat.
- Vi hade flera stora utmaningar då vi är vi ett litet bolag. Alla administrativa tjänster är i stort sett en person per avdelning. Vi är mycket nöjda med det stöd vi fått under resan. Täta uppföljningar i projektgruppen med avstämningar hur vi ligger till med ledning av Irene Onesti samt ett otroligt bra samarbete med Magnus Qvirist som varit med oss från start och tagit oss genom hela implementeringen med erfarenheter, råd, hjälp med lösningar och konverteringar men också utmanat oss att tänka i nya riktningar, säger Anette Vårhall.
För alla de som kliva in i ett implementionsprojekt finns flera tips:
- Arbetet tar mycket tid. Man behöver avlasta varandra och täcka upp så den/de som ska leverera data inför konverteringen får tid att arbete med det. Det är jätteviktigt att ta beslut om vad som ska med över i konverteringen. Fyller det en funktion? Passa på att städa bland uppgifter. Att tro att det bara är att konvertera är för enkelt. Det är en process då man kan behöva ifrågasätta sättet man arbetar på för att se möjligheter till bättre flöden.